Checklist de fin de mes: la revisión que conviene hacer en todo restaurante, bar o cafetería
Fin de mes en un restaurante suele ser así: se paga el alquiler, se liquidan los sueldos, se cancela alguna factura de proveedor que venía atrasada, y recién ahí alguien mira cuánto quedó en la cuenta. Si sobró poco, la reacción típica es pensar que el mes vino flojo.
¿Flojo comparado con qué, exactamente? Sin números concretos al lado, esa sensación no sirve para decidir nada. Y el mes que viene puede repetir el mismo problema, solo que otra vez a las apuradas.
Cerrar el mes no es solo pagar lo que hay que pagar. Es revisar un puñado de números concretos para saber qué funcionó, qué no, y qué conviene cambiar antes de que arranque el mes siguiente.
Ventas totales: ¿vendiste más o menos que el mes pasado?
El primer número es el más obvio y, aun así, muchos locales no lo comparan de forma sistemática. No alcanza con mirar cuánto entró este mes: hay que ponerlo al lado del mes anterior y, si se puede, del mismo mes del año pasado.
Un ejemplo típico: en julio la caja cerró en $8.400.000. En agosto, con dos feriados menos en el calendario, terminó en $7.100.000. La baja puede explicarse solo por los feriados, pero conviene confirmarlo con el número real en vez de asumirlo. A veces la caída viene de otro lado: un competidor nuevo en la cuadra, una carta que necesita renovación, o simplemente un bajón de un día puntual que arrastró el promedio.
Ticket promedio: qué pasó con lo que deja cada mesa
El ticket promedio sale de dividir las ventas totales por la cantidad de comandas o cubiertos atendidos. Es un número que se mueve por razones muy distintas, y conviene saber cuál aplicó este mes.
Si en julio el ticket promedio era de $4.200 y en agosto bajó a $3.700, algo cambió. ¿Se pidieron menos entradas? ¿Bajaron los tragos por mesa? ¿Se corrió una promo que achicó el ticket sin que se note todavía en la cantidad de mesas ocupadas? La respuesta cambia lo que conviene hacer el mes que viene.
Ventas por día de la semana: ahí aparece el patrón
Separar las ventas por día ayuda a ver si los lunes y martes vienen flojos de manera sistemática, o si fue algo puntual de este mes. Un local que factura la mitad de la semana entre viernes y sábado no gestiona igual que uno con ventas más parejas entre semana.
Este punto conviene mirarlo en detalle porque cambia decisiones de personal, de compras y hasta de horario de apertura. Acá hay un análisis más completo de cómo se mueve realmente la semana en un restaurante.
Producto estrella y el producto que sobra en la carta
A fin de mes conviene mirar qué se vendió más y qué casi no se movió. Si el bife de chorizo con papas salió 340 veces y el risotto de hongos salió 6, vale preguntarse si el risotto realmente suma algo a la carta o si solo genera stock de hongos secos que después nadie usa.
No siempre hay que sacarlo. A veces un plato de rotación baja cumple otra función, como completar una opción vegetariana. Pero si nadie lo pide y además complica las compras, es un candidato serio para salir de la carta.
Food cost del mes: cuánto costó lo que vendiste
El food cost es el costo de la mercadería usada dividido por las ventas generadas con esa mercadería. En gastronomía suele hablarse de un food cost saludable en torno al 28% y el 35% de las ventas, aunque el número exacto varía bastante según el tipo de carta, la zona y hasta el nivel de desperdicio que tenga cada cocina.
Lo importante no es tanto el número aislado, sino la tendencia: si el food cost venía en 30% y este mes subió a 36%, hay que entender por qué antes de que se vuelva costumbre. Puede ser un proveedor que subió precios sin avisar, porciones que se fueron de tamaño, o simplemente mermas que nadie está registrando.
Mermas: lo que se tira también sale de la caja
Si se compraron 40 kilos de milanesa y llegaron a la mesa el equivalente a 34, esos 6 kilos son merma: por corte, por cocción, por vencimiento o por error de manipulación. Ese faltante tiene un costo real, aunque no aparezca en ningún ticket de venta.
Las mermas que no se registran terminan escondidas dentro del food cost, como si fueran "consumo normal". El problema es que ahí quedan invisibles, y nadie puede corregir lo que no ve.
Gastos fijos vs. variables: qué subió y por qué
Alquiler y sueldos base suelen ser fijos, mes a mes. Gas, luz, insumos y comisiones bancarias varían según el consumo y las ventas. A fin de mes conviene separarlos para entender qué parte del gasto está atada a la operación normal y qué parte es una suba puntual.
| Tipo de gasto | Ejemplo | Qué revisar |
|---|---|---|
| Fijo | Alquiler, sueldos base | Si se mantuvo igual que el mes pasado |
| Variable | Gas, luz, insumos | Si la suba fue proporcional a las ventas o mayor |
| Variable | Comisiones bancarias | Cuánto representa sobre el total facturado |
Medios de pago y comisiones: cuánto cuesta cobrar
Entre QR, tarjetas de débito, crédito y transferencias, cada medio de pago tiene su propia comisión. Sumar cuánto se pagó en total por comisiones bancarias en el mes suele sorprender a más de un dueño de local, sobre todo si la mayoría de las ventas viene por tarjeta.
No se trata de dejar de aceptar tarjetas, algo así ahuyentaría clientes. Pero conviene saber el número exacto para no descubrirlo recién cuando el margen ya se achicó.
Diferencias de caja chica: ¿cuadra o no cuadra?
Sumar los cierres de caja diarios del mes y compararlos contra lo que efectivamente ingresó es otro chequeo que se salta con facilidad cuando el día a día está agitado. Una diferencia de $2.000 un día aislado puede ser un vuelto mal dado. La misma diferencia repetida todos los días ya es otra cosa.
Un sistema como Ganapán, que registra cada cierre de caja de forma automática, ayuda a detectar estas diferencias apenas aparecen, en vez de recién a fin de mes cuando ya es tarde para corregir el día puntual donde se originó el problema.
Clientes nuevos vs. recurrentes: quién sostiene el local
Un local puede tener buenas ventas por dos caminos muy distintos: sumando clientes nuevos todo el tiempo, o sosteniéndose con los mismos clientes que vuelven. Ninguno de los dos es malo por sí solo, pero conviene saber cuál es el caso propio.
Un local que depende casi exclusivamente de gente nueva gasta más en atraerla constantemente. Uno que vive de recurrentes necesita cuidar mucho la experiencia, porque un mal cierre de mes en calidad puede vaciar el salón varios meses después, no de inmediato.
Checklist consolidada de fin de mes
| Punto | Estado |
|---|---|
| ¿Comparamos las ventas totales de este mes con el mes anterior? | |
| ¿Calculamos el ticket promedio y vimos si subió o bajó? | |
| ¿Revisamos las ventas separadas por día de la semana? | |
| ¿Identificamos el producto estrella y el que casi no rota? | |
| ¿Calculamos el food cost del mes? | |
| ¿Registramos el impacto real de las mermas? | |
| ¿Separamos los gastos fijos de los variables? | |
| ¿Revisamos cuánto se pagó en comisiones por medios de pago? | |
| ¿La caja chica cerró sin diferencias, o las diferencias están identificadas? | |
| ¿Sabemos cuántos clientes fueron nuevos y cuántos recurrentes? |
No hace falta completar los diez puntos el primer mes. Alcanza con elegir tres o cuatro para empezar y sumar el resto de a poco, hasta que la revisión de fin de mes sea una rutina más, no una tarea extra.
Cómo puede ayudar Ganapán
Buena parte de esta revisión depende de tener los datos a mano en el momento de cerrar el mes, en vez de reconstruirlos desde tickets sueltos, cuadernos o planillas armadas a último momento.
Ganapán permite ordenar la operación de un restaurante, bar o cafetería desde un solo sistema:
- ventas,
- mesas,
- pedidos,
- delivery,
- take away,
- productos y recetas,
- stock,
- caja,
- clientes,
- proveedores,
- reportes,
- facturación.
Un precio fijo mensual. Todo incluido. Sin módulos pagos.
Con reportes de ventas por día, por producto y por medio de pago, la revisión de fin de mes deja de ser una reconstrucción manual y pasa a ser una consulta de unos minutos.
También podés leer
- ¿Qué días de la semana vende más un restaurante? Así se mueve realmente la semana gastronómica
- Mi cafetería no para de vender, ¿por qué a fin de mes la plata no alcanza?
- ¿Cómo recuperar clientes que dejaron de venir a tu restaurante?
Conclusión
Ningún local necesita un sistema de indicadores complejo para cerrar mejor el mes. Necesita revisar un puñado de números concretos, siempre los mismos, y comparar contra el mes anterior. Con eso alcanza para saber si conviene ajustar la carta, cambiar de proveedor, reforzar personal en ciertos días o simplemente seguir haciendo lo mismo que viene funcionando.
Si querés tener todos estos números a mano sin armar planillas a fin de mes, podés probar Ganapán gratis.