Cierre de mes en 10 minutos: la rutina del día 1 para tu restaurante, bar o cafetería
Todos los dueños saben que tendrían que hacer un cierre de mes como corresponde. Casi ninguno lo hace todos los meses. No por falta de interés: porque juntar los números lleva una tarde entera, y el día 1 hay proveedores, sueldos y un local que abrir. La solución no es ponerle más voluntad, sino que los números ya estén listos cuando te sentás a mirarlos. Con eso, el cierre se hace en lo que dura un café.
Un cierre de mes rápido en un restaurante, bar o cafetería responde cinco preguntas en este orden: si el local ganó o perdió plata comparado con el mes anterior, en qué se fueron los gastos, qué y cómo se vendió (ticket promedio, descuentos y productos), qué se les debe a los proveedores y qué deben los clientes, y qué opinaron los clientes. Si los gastos del mes están cargados y los informes llegan solos el día 1, la revisión lleva unos 10 minutos.
¿En qué se diferencia de la checklist de fin de mes?
La checklist de fin de mes es la revisión completa: food cost, mermas, ventas por día de la semana, caja chica, clientes nuevos y recurrentes. Conviene hacerla con tiempo, una vez por trimestre o cuando algo no cierra.
Esta rutina es la versión de todos los meses: cinco preguntas, siempre las mismas, en el mismo orden, para detectar rápido si algo se salió de lo normal. Si todo está en orden, listo. Si algo llama la atención, ahí vas a la revisión a fondo.
¿Qué tenés que tener listo antes del día 1?
Sin esto, los 10 minutos no alcanzan, porque los números no son reales:
- Todos los gastos del mes cargados, con la fecha del mes al que corresponden: mercadería, sueldos y cargas, alquiler, servicios, impuestos y comisiones. Si falta alguno, el resultado da mejor de lo que es.
- Las ventas cerradas. Una venta que quedó abierta, por ejemplo un pedido entregado al que nadie le cerró la venta, no suma en el mes.
- Los pagos y cobranzas registrados: lo que le pagaste a cada proveedor y lo que te pagaron los clientes en cuenta corriente.
Si llevás los gastos al día durante el mes (cada factura el día que llega, como contamos en cómo organizar los pagos a proveedores), este paso ya está hecho.
¿Ganaste o perdiste plata? (minutos 0 a 2)
Lo primero es el resultado del mes: ventas netas menos gastos. Mirá cuatro números y cómo cambiaron contra el mes anterior:
- Ventas netas. ¿Subieron o bajaron? ¿Más o menos que la inflación del mes?
- Gastos. ¿Crecieron más que las ventas?
- Resultado. ¿Positivo o negativo?
- Margen neto. ¿Qué parte de cada peso vendido te quedó? Es el número que mejor se compara entre meses (qué es el margen neto y cuánto debería ser).
Si el resultado es parecido al del mes anterior, seguí. Si cayó fuerte, el minuto siguiente te dice por qué.
¿En qué se fue la plata? (minutos 2 a 4)
Mirá los gastos por categoría y su peso sobre las ventas. La pregunta no es cuánto gastaste, sino qué categoría se llevó una parte más grande que el mes pasado. Las sospechosas de siempre:
- Mercadería, si subió algún proveedor y la carta no acompañó.
- Sueldos, si se sumaron horas extra o refuerzos.
- Servicios, en los meses de mucho frío o mucho calor.
Una categoría que creció dos o tres puntos sobre las ventas merece una revisión en la semana.
¿Qué vendiste y cómo? (minutos 4 a 6)
Del resumen de ventas del mes, cuatro datos:
- Cantidad de ventas. ¿Vino más o menos gente?
- Ticket promedio. ¿Cada venta dejó más o menos? Si bajó, ¿se pidieron menos bebidas o postres? Lo desarrollamos en indicadores clave de un restaurante.
- Descuentos. ¿Cuánto se descontó en el mes? Si creció sin que hayas lanzado una promo, alguien está dando de más (descuentos para clientes frecuentes y empresas).
- Productos más vendidos. ¿Son los que más te dejan?
¿Qué debés y qué te deben? (minutos 6 a 8)
Dos listas, una al lado de la otra:
- Pagos pendientes: facturas vencidas, lo que vence esta semana y lo que les debés a los proveedores en cuenta corriente.
- Cobranzas pendientes: los clientes que te deben, de mayor a menor. El día 1 es el día de mandarles el resumen a los que pagan a fin de mes (cómo cobrar el fiado sin perder clientes).
Si lo que te deben es mucho más de lo que tenés en caja para pagar, ese es el tema del mes, aunque el resultado haya dado bien.
¿Qué dijeron tus clientes? (minutos 8 a 10)
Si tenés una encuesta de satisfacción, cerrá el mes con ella:
- El promedio general contra el mes anterior.
- La pregunta con la nota más baja. ¿La demora? ¿La atención?
- Los comentarios de 1 y 2 estrellas. Leelos todos; son pocos y dicen mucho.
Es la parte que más rápido se saltea y la que más avisa: un problema de atención aparece en la encuesta semanas antes de que se note en las ventas.
¿Qué hacés con lo que viste?
Elegí una, dos o como mucho tres cosas para el mes que empieza. No diez. Por ejemplo: "hablar con el proveedor de la carne", "revisar el precio de los tres platos más vendidos", "reforzar el viernes a la noche". Anotalas, y el día 1 del mes siguiente mirá si se movió el número que querías mover.
| Minutos | Pregunta | Qué mirar |
|---|---|---|
| 0 a 2 | ¿Ganaste o perdiste plata? | Ventas netas, gastos, resultado y margen neto contra el mes anterior |
| 2 a 4 | ¿En qué se fue la plata? | Gastos por categoría y su peso sobre las ventas |
| 4 a 6 | ¿Qué vendiste y cómo? | Cantidad de ventas, ticket promedio, descuentos y productos más vendidos |
| 6 a 8 | ¿Qué debés y qué te deben? | Pagos pendientes y cobranzas pendientes |
| 8 a 10 | ¿Qué dijeron tus clientes? | Promedio de la encuesta, pregunta más baja y comentarios de 1 y 2 estrellas |
¿Cómo se hace esta rutina con Ganapán?
Casi todo te llega solo. En Configuraciones > Informes por mail, activá Estado de resultados, Resumen de ventas y Cobranzas pendientes con la frecuencia El día 1 (el mes anterior), y Pagos pendientes con Los lunes (la semana anterior), para tener los vencimientos cada semana. El día 1 a la mañana te llega un solo mail con las secciones de cada informe (Informes por mail).
Para mirar más en detalle:
- Estadisticas > Resultados: el estado de resultados del mes, línea por línea, en qué se fueron los gastos y la evolución de los últimos 6 meses (Estado de resultados).
- Estadisticas > Encuesta: el promedio del mes, el de cada pregunta y los comentarios filtrados por 1 y 2 estrellas (Resultados de la encuesta).
- Gastos: el total del período y los filtros por proveedor y categoría, para revisar que no falte nada antes de cerrar (Registro de Gastos).
Si recién empezás a cargar gastos, el primer mes te va a llevar más de 10 minutos. Desde el segundo, ya no.
Cómo puede ayudar Ganapán
Ganapán es un software de gestión gastronómica para restaurantes, bares y cafeterías de Argentina: ventas, caja, stock, carta QR, pedidos, KDS, tienda online sin comisión por pedido, productos, recetas, clientes, proveedores, reportes y facturación electrónica, en una sola plataforma web, 100% en la nube.
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El estado de resultados, la encuesta y los informes que te llegan el día 1 están incluidos en el abono de $25.000 por mes, IVA incluido. Se puede probar gratis, sin tarjeta, y si venís de otro sistema o de Excel, te ayudamos a migrar los datos.
Preguntas frecuentes
¿Qué día conviene hacer el cierre de mes de un restaurante?
El primer día hábil del mes siguiente, a primera hora y antes de que arranque el servicio. Para que los números sirvan, los gastos del mes tienen que estar cargados con la fecha del mes al que corresponden, aunque algunos se paguen después.
¿Qué pasa si hago el cierre de mes y faltan gastos por cargar?
El resultado da más alto de lo que es, porque solo se restan los gastos que están cargados. Antes de sacar conclusiones, revisá que estén la mercadería, los sueldos, el alquiler y los servicios del mes, cargá lo que falte y volvé a mirar el resultado.
¿Qué informes conviene recibir el día 1 de cada mes?
El estado de resultados y el resumen de ventas del mes anterior, para saber cuánto vendiste y cuánto ganaste, y las cobranzas pendientes, para saber quién te debe. Los pagos pendientes conviene recibirlos cada lunes, porque los vencimientos no esperan al fin de mes.
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Conclusión
El cierre de mes no tiene que ser una tarde perdida entre tickets y planillas. Si los gastos se cargan durante el mes y los números llegan solos el día 1, alcanza con cinco preguntas y diez minutos para saber cómo te fue y qué cambiar. Lo difícil es el primer mes. Después, es el café del día 1.