Cómo hacer el inventario de un restaurante paso a paso
Contar mercadería un domingo a la noche, cansado, con una birome y una hoja que después nadie pasa a ningún lado. Así es el inventario en muchos locales, y por eso tantos dueños lo terminan abandonando. El problema es que sin inventario no hay forma de saber si la plata que falta a fin de mes se fue en merma, en porciones generosas o en algo peor.
Para hacer el inventario de un restaurante, bar o cafetería conviene contar siempre en el mismo momento (antes de abrir o después de cerrar), por sector y en la misma unidad en que se compra cada producto. Después se compara el stock real contra el stock teórico, que es lo comprado menos lo vendido según las recetas. Lo recomendable es un inventario completo mensual y un conteo semanal de los productos más caros.
¿Para qué sirve hacer inventario en un restaurante?
Para tres cosas bien concretas. Primero, para calcular el costo real de lo que vendiste en el mes (el famoso costo de mercadería vendida), que es la base de cualquier análisis de rentabilidad. Segundo, para comprar mejor: saber qué tenés evita pedir de más y que se venza. Y tercero, para detectar diferencias que de otra forma nunca verías.
Sin inventario, el food cost que calculaste para cada plato es solo teoría.
¿Cada cuánto hay que hacer inventario?
No hace falta contar todo todas las semanas. Lo que funciona en la mayoría de los locales:
- Inventario completo una vez al mes, idealmente el último día, para que coincida con el cierre. Está incluido en nuestro checklist de fin de mes.
- Conteo semanal de los productos críticos: los 15 o 20 más caros o que más rotan. En un restaurante suelen ser carnes, quesos, fiambres y aceite; en un bar, destilados y cerveza; en una cafetería, café en grano, leche y medialunas.
- Conteo puntual antes y después de un finde largo, si tu local tiene mucho movimiento en esas fechas.
¿Cómo hacer el inventario paso a paso?
1. Elegí el momento y respetalo siempre. Antes de abrir o después de cerrar, pero siempre el mismo. Si un mes contás a la mañana y otro a la noche, los números no se comparan.
2. Ordená por sector. Cámara, heladera de línea, depósito seco, barra, freezer. Contá cada sector de izquierda a derecha y de arriba abajo, y usá una lista que siga ese mismo orden físico. Parece una tontería, pero evita saltearse estantes.
3. Contá en la unidad de compra. Si el queso llega por horma y se usa por gramo, contalo en kilos. Si el aceite viene en bidones de 5 litros, contá bidones y fracción. Mezclar unidades es el error que más distorsiona el resultado.
4. Separá lo abierto de lo cerrado. Una bolsa de harina abierta a la mitad no es "una bolsa". Anotala como fracción o pesala.
5. Que cuenten dos personas. Una cuenta y otra anota. Si se puede, que no sea siempre la misma persona que maneja las compras.
6. Cargá el conteo el mismo día. Una planilla que queda en un cajón tres días ya perdió la mitad de su valor.
¿Cómo comparar el stock real contra el stock teórico?
Acá está lo que realmente hace útil al inventario. El stock teórico es lo que debería haber: stock anterior + compras − lo consumido por las ventas según cada receta. Si el sistema descuenta insumos automáticamente al vender, ese número lo tenés calculado sin hacer cuentas.
Un ejemplo: el sistema dice que deberían quedar 12 kilos de bife de chorizo y en la cámara hay 10,4. Faltan 1,6 kilos, más del 13 por ciento. Esa diferencia tiene explicación: porciones cortadas de más, desperdicio que no se registró, un error de carga en la compra o, en el peor caso, faltante. En la nota sobre qué es la merma y cómo controlarla vemos cómo separar cada causa.
Una diferencia chica, de alrededor del 3 al 5 por ciento, es esperable en productos con merma de preparación. Lo que hay que mirar es la diferencia grande o la que se repite mes a mes en el mismo producto.
¿Planilla de Excel o sistema de stock?
Con una carta corta y pocos insumos, una planilla bien armada puede alcanzar al principio. El límite aparece cuando querés el stock teórico: calcularlo a mano con recetas, compras y ventas es un trabajo que nadie sostiene más de dos meses. Un sistema que descuenta stock por receta en cada venta te da ese número todos los días, y el inventario pasa a ser solo contar y comparar.
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Con las recetas cargadas, cada venta descuenta los insumos del stock, así que el día del inventario solo tenés que contar y ver las diferencias. Si hoy llevás el stock en Excel, te ayudamos a migrarlo sin cargar todo de nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene hacer inventario en un restaurante?
Lo recomendable es un inventario completo una vez al mes y un conteo semanal de los 15 o 20 productos más caros o de mayor rotación, como carnes, quesos y bebidas alcohólicas.
¿Qué es el stock teórico en un restaurante?
Es la cantidad que debería haber de cada producto según lo que se compró menos lo que se vendió, calculado a partir de las recetas. Se compara contra el conteo físico para detectar diferencias.
¿Cuánta diferencia entre stock real y teórico es normal?
Una diferencia chica siempre existe por mermas de preparación, pero si en un producto supera el 3 o 5 por ciento de forma repetida, conviene revisar porciones, registros de desperdicio o posibles faltantes.
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Conclusión
El inventario no tiene que ser una tortura mensual. Contando siempre igual, por sector y en la unidad correcta, y comparando contra lo que el sistema dice que debería haber, en media hora sabés dónde se te está yendo la plata. Lo difícil es el primer mes; después se vuelve rutina.