¿Mi restaurante gana o pierde plata? Cómo saberlo con un estado de resultados simple
El salón lleno el sábado, la caja que cierra con un número lindo, el posnet que no para. Y a fin de mes, después de pagar sueldos, alquiler y proveedores, la cuenta queda casi en cero. Le pasa a muchísimos locales, y casi siempre por la misma razón: se mira cuánto entra, pero no cuánto queda.
Para saber si un restaurante, bar o cafetería gana o pierde plata hay que armar su estado de resultados: las ventas netas del período (lo vendido menos los descuentos, sin propinas) menos todos los gastos del mismo período (mercadería, sueldos, alquiler, servicios, impuestos y el resto). Si el resultado es positivo, el local ganó; si es negativo, perdió. Conviene mirarlo todos los meses y compararlo con el mes anterior, porque ni la caja ni la cuenta del banco lo muestran.
¿Por qué la caja llena no quiere decir que estés ganando?
Porque la caja mide la plata que pasó por el mostrador, no la que te quedó. En el medio pasan varias cosas que la caja no ve:
- Gastos que se pagan en otro momento. El alquiler sale el día 10, los sueldos a principio de mes, el proveedor de carne cada quince días. Un viernes la caja puede estar llena con plata que ya tiene dueño.
- Ventas que todavía no cobraste. Si la oficina de enfrente almuerza a cuenta y paga a fin de mes, esa venta está hecha pero la plata no entró.
- Plata que entra pero no es tuya. Las propinas, por ejemplo.
- Descuentos y promociones. El 2x1 de los martes se siente en la caja como "movimiento", pero cada uno resta margen.
Por eso existe el estado de resultados: un resumen que pone, uno al lado del otro, lo que vendiste y lo que gastaste en el mismo período.
¿Qué es un estado de resultados y cómo se arma?
Es el mismo cuadro que arma un contador, en versión simple. Se lee de arriba hacia abajo:
| Línea | Qué es |
|---|---|
| Ventas brutas | Todo lo vendido, antes de descuentos |
| (−) Descuentos | Promociones, descuentos a clientes, cortesías cobradas a precio menor |
| (=) Ventas netas | Lo que efectivamente vendiste |
| (−) Gastos | Mercadería, sueldos, alquiler, servicios, impuestos y todo lo demás |
| (=) Resultado | Lo que le queda al local |
Con un ejemplo de un restaurante chico de barrio, en un mes cualquiera:
| Concepto | Importe | % sobre ventas netas |
|---|---|---|
| Ventas brutas | $9.200.000 | 104,5% |
| (−) Descuentos | $400.000 | 4,5% |
| (=) Ventas netas | $8.800.000 | 100% |
| Mercadería | $3.100.000 | 35,2% |
| Sueldos y cargas | $2.640.000 | 30,0% |
| Alquiler | $1.100.000 | 12,5% |
| Servicios (luz, gas, agua, internet) | $440.000 | 5,0% |
| Otros (mantenimiento, contador, sistema) | $360.000 | 4,1% |
| (−) Total gastos | $7.640.000 | 86,8% |
| (=) Resultado | $1.160.000 | 13,2% |
Ese 13,2% es el margen neto: de cada $100 que vendió, al local le quedaron $13,20. Si el número hubiera dado negativo, ese mes el restaurante habría perdido plata, aunque la caja de cada noche se viera bien. Desarrollamos cómo se calcula y qué número es razonable en margen neto de un restaurante: qué es y cuánto debería ser.
¿Qué gastos hay que incluir para que el resultado sea real?
Acá está la trampa más común: si faltan gastos, el resultado da mejor de lo que es. Antes de mirar el número, revisá que estén todos los del período:
- Mercadería: todo lo que le compraste a proveedores, incluida la bebida y lo descartable.
- Sueldos y cargas sociales, horas extra y lo que se paga "por fuera" a un refuerzo de fin de semana.
- Alquiler y expensas.
- Servicios: luz, gas, agua, internet, teléfono.
- Impuestos y tasas que paga el local.
- Comisiones: de tarjetas, de billeteras virtuales y de apps de delivery, que en muchos locales son un gasto grande y poco visible.
- Lo chico que suma: mantenimiento, fumigación, el contador, el sistema, artículos de limpieza.
Un detalle que distorsiona mucho en los locales atendidos por sus dueños: si vos trabajás en la caja todos los días y no te asignás un sueldo, el resultado incluye tu trabajo. No está mal, pero tenelo presente antes de decir que el local "gana bien".
¿Por qué no alcanza con mirar un solo mes?
Un mes solo puede engañar. Julio con vacaciones de invierno, un mes con tres fines de semana largos, el mes en que pagaste el aguinaldo. Lo que te dice algo es la comparación:
- Contra el mes anterior, para ver si algo cambió de golpe (una suba de un proveedor, una caída de ventas).
- Contra los últimos seis meses, para ver la tendencia. Un resultado que baja un poco todos los meses es más preocupante que un mes malo aislado.
Con la inflación, además, conviene comparar porcentajes y no solo pesos. Que la mercadería haya pasado de $2.800.000 a $3.100.000 no dice mucho; que haya pasado del 32% al 35% de las ventas, sí.
¿Qué hacer si el resultado da negativo?
Primero, no entrar en pánico ni bajar precios por reflejo. Mirar en qué se fue la plata:
- Ordená los gastos por categoría y por peso. ¿Qué parte de las ventas se lleva la mercadería? ¿Y los sueldos? Si una categoría creció varios puntos contra el mes anterior, ahí está la primera pista.
- Revisá los descuentos. Si la línea de descuentos creció, una promoción puede estar regalando más margen del que trae.
- Revisá el food cost de los platos que más vendés. A veces un proveedor subió y la carta quedó atrás. Lo explicamos en cómo calcular el food cost y el precio de un plato.
- Buscá las fugas silenciosas: mermas, horas extra, comisiones.
En cómo aumentar las ganancias de tu restaurante sin vender más hay un repaso completo de dónde suele esconderse el margen.
¿Cómo se ve el estado de resultados en Ganapán?
En Estadisticas > Resultados. Ganapán toma las ventas cerradas y los gastos que cargaste, y arma el cuadro de arriba para el período que elijas: un día, un mes, un año o un rango de fechas.
- Cuatro tarjetas: ventas netas, gastos, resultado y margen neto, cada una con cuánto cambió contra el período anterior.
- La tabla del estado de resultados, línea por línea, con el porcentaje de cada una sobre las ventas netas y, en la computadora, el período anterior al lado.
- En qué se fueron los gastos: cada categoría con su importe y su peso sobre el total. Las subcategorías suman en su categoría, así la luz y el gas se ven juntos en Servicios.
- Últimos 6 meses: ventas netas y gastos en barras y el resultado en una línea, o en tabla mes por mes.
Las propinas no se suman a las ventas netas, porque no son plata del local. Y si no coincide con lo que ves en Ingresos, es esperable: Resultados compara lo vendido con lo gastado, e Ingresos muestra la plata que efectivamente entró (una venta en cuenta corriente suma en uno y no en el otro hasta que te la pagan). Todo el detalle está en la ayuda: Estado de resultados. Y si cargás los gastos en el sistema, en Registro de Gastos está cómo hacerlo con sus categorías.
Cómo puede ayudar Ganapán
Ganapán es un software de gestión gastronómica para restaurantes, bares y cafeterías de Argentina: ventas, caja, stock, carta QR, pedidos, KDS, tienda online sin comisión por pedido, productos, recetas, clientes, proveedores, reportes y facturación electrónica, en una sola plataforma web, 100% en la nube.
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Con ventas y gastos en el mismo sistema, el estado de resultados sale solo, y si querés, te llega por mail el día 1 de cada mes con el resultado del mes anterior (así se configuran los informes por mail). Son $25.000 por mes, IVA incluido, y se puede probar gratis sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre lo que vende un restaurante y lo que gana?
Lo que vende son las ventas netas: lo cobrado a los clientes menos los descuentos. Lo que gana es el resultado: las ventas netas menos todos los gastos del período, desde la mercadería y los sueldos hasta el alquiler y los servicios. Un local puede vender mucho y ganar poco, o incluso perder.
¿Las propinas cuentan como venta del restaurante?
No. Las propinas son de los mozos o del equipo, no plata del local, así que no se suman a las ventas netas ni al resultado. Si se mezclan, el local parece ganar más de lo que gana.
¿Cada cuánto conviene revisar el estado de resultados de un restaurante?
Al menos una vez por mes, comparando con el mes anterior, y cada tres o seis meses mirando la tendencia. Si el negocio está ajustado, conviene mirarlo también semana a semana para reaccionar antes de que termine el mes.
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Conclusión
Saber si el local gana o pierde plata no requiere un contador sentado al lado todos los meses: requiere poner las ventas y los gastos del mismo período en un mismo cuadro y mirarlo siempre igual. El primer mes cuesta juntar los gastos. Después, el número aparece solo y las decisiones (subir un precio, cambiar un proveedor, sacar una promo) dejan de tomarse a ojo.