Compras y stock para un fin de semana largo: cuánto pedir para que no sobre ni falte
Domingo a las nueve de la noche, segundo día del finde largo. Se terminó la carne para las milanesas, el proveedor no entrega hasta el martes y en la heladera hay doce kilos de verdura que se van a echar a perder porque nadie pidió ensaladas. Las dos cosas pasan en el mismo local, el mismo fin de semana. Comprar para un finde largo es más difícil que comprar para una semana común, y casi siempre se resuelve a ojo.
Para calcular las compras de un restaurante para un fin de semana largo, conviene partir de las unidades vendidas de cada producto en el último finde largo comparable (unidades, no pesos), ajustarlas según la zona y el clima, convertirlas en ingredientes con las recetas y restar el stock que ya hay. Lo seco y lo que aguanta se compra antes; lo perecedero, el viernes, con un margen de seguridad de entre 5% y 10%. Y hay que confirmar con cada proveedor qué días entrega, porque el lunes feriado muchos no trabajan.
¿Por qué un fin de semana largo desordena las compras?
Por tres razones que se combinan:
- La demanda cambia de forma. No es un fin de semana común con un día más: en una zona turística puede duplicarse, en una ciudad que se vacía puede caer a la mitad. Y cambia qué se pide, no solo cuánto.
- Los proveedores no trabajan igual. El lunes feriado muchos no entregan, y el martes pueden llegar tarde. La compra del viernes tiene que cubrir hasta el martes.
- La heladera tiene un límite. Comprar para tres días y medio de golpe puede no entrar, y lo que no entra bien se echa a perder antes.
¿Cómo proyectar cuánto vas a vender?
El punto de partida es el último fin de semana largo comparable. Para el del 21 al 23 de noviembre, el mejor es el del 10 al 12 de octubre: mismo formato, clima parecido. Y la clave es mirar unidades vendidas por producto, no pesos, porque los pesos se inflan y las milanesas no.
Un ejemplo con cinco productos:
| Producto | Vendido 10 al 12 de octubre | Ajuste para noviembre | Proyección |
|---|---|---|---|
| Milanesa napolitana | 120 | +10% | 132 |
| Pizza muzzarella | 90 | +10% | 99 |
| Ensalada completa | 40 | +25% | 50 |
| Bondiola braseada | 60 | +10% | 66 |
| Flan casero | 70 | +10% | 77 |
El ajuste depende de tu zona. En este ejemplo, un local en zona turística espera algo más de gente que en octubre (+10%) y, como en noviembre hace más calor, más ensaladas (+25%). En una ciudad que se vacía, el ajuste puede ser negativo. Cómo se comporta cada zona en un finde largo.
¿Cómo pasar de platos a ingredientes?
Con las recetas. Si la milanesa lleva 180 gramos de carne, 132 milanesas son casi 24 kilos de carne. Si la pizza lleva 250 gramos de muzzarella, 99 pizzas son casi 25 kilos de muzzarella. Hacé la cuenta para cada ingrediente importante y después restale lo que ya tenés en stock:
| Ingrediente | Necesario según proyección | Stock actual | A comprar |
|---|---|---|---|
| Carne para milanesa | 23,8 kg | 4 kg | 20 kg + margen |
| Muzzarella | 24,8 kg | 6 kg | 19 kg + margen |
| Huevos | 16 docenas | 5 docenas | 11 docenas + margen |
Si las recetas están cargadas en un sistema, esta cuenta se hace sola: el stock de cada ingrediente se descuenta con cada venta y sabés en todo momento cuánto queda. Si no, una planilla con los diez ingredientes que más pesan en tu compra alcanza. Cómo hacer el inventario paso a paso.
¿Qué comprar antes y qué dejar para el viernes?
| Tipo de mercadería | Cuándo comprar | Margen de seguridad |
|---|---|---|
| Bebidas, secos, enlatados, aceite | La semana anterior | Amplio: lo que sobra se usa después |
| Congelados | La semana anterior | Amplio, si hay lugar en el freezer |
| Descartables y packaging | La semana anterior | Amplio |
| Carnes | Jueves o viernes | 5% a 10% |
| Lácteos y huevos | Viernes | 5% a 10% |
| Verduras de hoja y frutas | Viernes, con reposición el domingo si se puede | Chico |
| Pan | Según el proveedor, idealmente diario | Chico |
La lógica es simple: más margen en lo que aguanta, menos en lo que se pudre. Si te sobran diez cajones de gaseosa, los vendés la semana siguiente. Si te sobran diez kilos de lechuga, los tirás.
¿Cómo coordinar con los proveedores?
Una semana antes, una pregunta a cada uno:
- ¿Entregan el sábado 21?
- ¿Trabajan el lunes 23?
- ¿A qué hora llegan el martes 24?
- ¿Hay algún producto que puede faltar o que va a subir de precio?
Con esas respuestas sabés hasta cuándo tiene que durar cada compra. Y si algún pago a proveedores vence en esos días, conviene adelantarlo o reprogramarlo. Cómo organizar los pagos y vencimientos con proveedores.
¿Qué es peor, que falte o que sobre?
Depende del producto. Que se agote un plato que deja buen margen es una venta perdida, y a veces un cliente molesto. Que sobre un perecedero es merma, plata tirada. Por eso conviene pensar dos cosas antes del finde:
- Un plato de reemplazo para cuando se agote el más pedido, hecho con ingredientes que aguantan. Que el mozo pueda ofrecer algo concreto en lugar de decir "no hay".
- Un destino para lo que sobre. El menú del día del martes, empanadas, una tarta, la comida del personal. Lo que se reaprovecha no es merma. Qué es la merma y cómo controlarla.
¿Qué hacer durante el fin de semana?
Mirar la venta día por día y ajustar. El sábado a la noche y el domingo a la noche, un control rápido de quince minutos de los diez ingredientes clave te dice si vas bien o si hay que reponer. Y el domingo a la noche es el momento de decidir cuánto preparar para el lunes, que en muchos locales vende menos que el sábado y el domingo. Preparar el lunes como si fuera sábado es la forma más común de terminar el finde largo con la heladera llena de mise en place.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo calcular cuánto comprar para un fin de semana largo?
Se parte de las unidades vendidas de cada producto en el último fin de semana largo comparable, se ajustan según la zona y el clima, se convierten en ingredientes con las recetas y se les resta el stock que ya hay. Lo que da esa cuenta, más un margen chico de seguridad, es lo que hay que comprar.
¿Cuánto margen de seguridad conviene dejar en las compras de un fin de semana largo?
Entre un 5% y un 10% sobre lo proyectado en los perecederos, como carnes, verduras y lácteos. En lo que no se echa a perder, como bebidas, secos y congelados, se puede dejar más, porque lo que sobra se usa la semana siguiente.
¿Qué hacer si un proveedor no entrega el lunes feriado?
Planificar la compra del viernes para cubrir hasta el martes, y preguntarle con anticipación a cada proveedor qué días entrega durante el fin de semana largo y a qué hora llega el martes. Si hay un producto crítico que nadie entrega, conviene tener un plato de reemplazo pensado para cuando se agote.
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Conclusión
Comprar para un finde largo no es adivinar: es mirar cuántas unidades vendiste la última vez, ajustar por zona y clima, pasar los platos a ingredientes con las recetas y restar lo que ya tenés. Lo que aguanta se compra antes y con margen; lo que se pudre, el viernes y con margen chico. Con los proveedores avisados y un plato de reemplazo pensado, el domingo a la noche deja de ser el momento de descubrir qué faltó.