Fiado y cuenta corriente en tu restaurante: cómo cobrar lo que te deben sin perder clientes
La oficina de enfrente que almuerza todos los días y paga a fin de mes. El vecino de toda la vida que "después pasa". El club del barrio que encarga las empanadas para cada evento. La cuenta corriente es parte del día a día de muchísimos locales gastronómicos, y bien llevada fideliza. Mal llevada, es plata que se pierde de a poco, en una libreta que nadie suma.
La cuenta corriente de clientes, o fiado, es el registro de lo que un cliente consume sin pagar en el momento y de lo que va pagando después. En un restaurante, bar, cafetería o rotisería conviene darla solo a clientes conocidos y frecuentes (empresas, vecinos, clientes de años), con tres reglas claras: un tope de deuda, una fecha de pago y alguien que autorice. Para cobrar sin incomodar, lo que más funciona es mandarle al cliente el detalle de sus movimientos en una fecha fija y revisar todas las semanas quién debe más.
¿Conviene dar cuenta corriente en un restaurante?
A algunos clientes, sí. La cuenta corriente bien usada tiene ventajas concretas:
- Asegura ventas recurrentes. La empresa que almuerza a cuenta difícilmente se vaya al local de al lado.
- Facilita pedidos grandes. Eventos, viandas para una obra, catering para una oficina.
- Fideliza. Para el cliente es comodidad; para vos, previsibilidad.
El problema aparece cuando se da a cualquiera, sin reglas, y cuando nadie sabe a ciencia cierta cuánto debe cada uno. Ahí la cuenta corriente deja de ser una herramienta de venta y se convierte en un préstamo sin interés que el local le hace a sus clientes.
¿Qué reglas poner antes de abrir una cuenta corriente?
Antes del primer "anotámelo", conviene tener resuelto:
- A quién sí y a quién no. Empresas con las que tenés un acuerdo, clientes de años, vecinos conocidos. No al cliente que vino dos veces.
- Un tope de deuda. Un número a partir del cual no se sigue fiando hasta que pague una parte. Que lo sepa el cliente y que lo sepa el que atiende.
- Una fecha de pago. Fin de mes, cada quincena, cada viernes. Lo que no tiene fecha, no se cobra.
- Quién autoriza. Que no sea decisión del mozo de turno. Un encargado o el dueño.
- Los datos de contacto. Nombre, celular y, si es una empresa, quién paga y a qué mail mandarle el resumen.
Ninguna de estas reglas incomoda a un buen cliente. Al contrario: el que paga en fecha prefiere un sistema ordenado, donde nadie le reclama algo que no debe.
¿Por qué el fiado afecta la caja aunque el mes cierre bien?
Porque una venta a cuenta está vendida, pero no cobrada. Si a fin de mes mirás lo vendido, el número es bueno; si mirás la plata que entró, falta lo que todavía te deben. Por eso un local puede tener un buen resultado y, al mismo tiempo, no llegar a pagar los sueldos el día 5.
Hay un segundo efecto, muy argentino: la inflación. Una deuda de $300.000 que cobrás a los 60 días vale menos que $300.000 hoy, mientras que la mercadería que usaste para esos almuerzos la tenés que reponer a precio nuevo. Cuanto más se estira el cobro, más margen se pierde.
La diferencia entre lo vendido y lo que efectivamente entró la explicamos en la nota sobre ingresos en Ganapán, y cómo se ve en el resultado del mes, en cómo saber si tu restaurante gana o pierde plata.
¿Cómo cobrar el fiado sin incomodar al cliente?
- Mandá el detalle, no solo el total. "Me debés $185.000" genera discusión; un resumen con cada consumo, su fecha y lo que ya pagó, no. El cliente ve de dónde sale el número y paga.
- Cobrá en fecha fija. Si el acuerdo es fin de mes, el día 1 le llega el resumen. Siempre igual, sin excepciones que después hay que explicar.
- Aceptá pagos parciales. Mejor que pague la mitad hoy a que no pague nada hasta el mes que viene.
- Hablá antes de que la deuda crezca. Es mucho más fácil pedir $60.000 que $400.000.
- Si no paga, cortá el crédito, no el vínculo. "Por ahora te cobramos en el momento hasta que regularicemos" es firme y no echa a nadie.
- Revisá la lista todas las semanas. Quién debe más, desde cuándo y si viene pagando.
¿Cómo saber quién te debe y cuánto sin la libreta?
En Ganapán, cada cliente al que le activás la Cuenta Corriente en su ficha tiene su saldo, y las ventas a cuenta se registran solas. Desde ahí tenés tres formas de verlo:
- El saldo de cada cliente, en el listado de Clientes. Si hacés clic en el saldo, se abren todos sus movimientos (fecha, movimiento e importe), con filtros por Desde, Hasta y Tipo de movimiento. Al pie ves el Saldo de la consulta (solo lo filtrado) y el Saldo real de la cuenta corriente. Lo descargás en PDF o Excel para mandárselo al cliente.
- El listado de todos los saldos, con el botón Cuentas corrientes del listado de clientes: elegís Solo saldos en deuda (negativos) y generás un PDF con todos los que te deben.
- El informe Cobranzas pendientes por mail: los clientes que te deben, de mayor a menor deuda, con su celular, los 10 que más deben y el total. Te llega todos los días, cada lunes o el día 1, según lo que elijas. Cómo configurarlo está en informes automáticos por mail.
Los pagos y ajustes quedan como movimientos de su cuenta corriente (también se cargan a mano con + Nuevo Movimiento) y el saldo se actualiza con cada uno. Todo el detalle está en la ayuda: Clientes y Cuentas corrientes de clientes.
Y si a esos mismos clientes les hacés un precio especial, el descuento también se puede dejar cargado en su ficha para que se aplique solo: lo vemos en descuentos para clientes frecuentes y empresas.
Cómo puede ayudar Ganapán
Ganapán es un software de gestión gastronómica para restaurantes, bares y cafeterías de Argentina: ventas, caja, stock, carta QR, pedidos, KDS, tienda online sin comisión por pedido, productos, recetas, clientes, proveedores, reportes y facturación electrónica, en una sola plataforma web, 100% en la nube.
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Las cuentas corrientes de clientes, el resumen en PDF y el informe de cobranzas pendientes están incluidos en el abono de $25.000 por mes, IVA incluido. Se puede probar gratis, sin tarjeta, y si hoy llevás el fiado en un Excel, te ayudamos a pasarlo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la cuenta corriente de un cliente en un restaurante?
Es el registro de lo que un cliente consume sin pagar en el momento y de lo que va pagando después: la versión ordenada de la libreta del fiado. Se usa, por ejemplo, con la oficina que almuerza todos los días y paga a fin de mes.
¿Cómo le mando a un cliente el detalle de lo que me debe?
Con un resumen de sus movimientos del período: fecha, consumo y pagos, con el saldo al pie. En Ganapán hacés clic en el saldo del cliente, filtrás el mes con Desde y Hasta y descargás el PDF o el Excel para mandárselo.
¿Por qué lo que vendí en cuenta corriente no aparece en los ingresos del mes?
Porque todavía no es plata que entró. Una venta en cuenta corriente suma en lo vendido y en el resultado del mes, pero recién aparece en los ingresos cuando el cliente la paga. Por eso un mes puede cerrar bien en ventas y con la caja corta.
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Conclusión
El fiado no es el problema: el problema es el fiado sin reglas y sin números. Con un tope, una fecha de pago, un resumen claro para cada cliente y una lista semanal de quién debe más, la cuenta corriente vuelve a ser lo que tiene que ser: una comodidad para tus mejores clientes, no un agujero en tu caja.