Pasó el Día de la Madre: cómo saber si a tu restaurante le fue bien (y qué anotar para el año que viene)
Lunes a la mañana. El salón todavía tiene olor a domingo largo, el equipo terminó agotado y la sensación general es que "fue un día bárbaro". Puede ser. Pero un salón lleno no siempre es un buen día: si se compró de más, si hubo que pagar refuerzos, si se regalaron postres para calmar una demora, el número final puede ser bastante más modesto que la sensación. El lunes es el mejor momento para averiguarlo, con todo fresco.
Para saber si el Día de la Madre fue un buen día para un restaurante, bar o cafetería, hay que comparar ese domingo contra el promedio de los cuatro domingos anteriores en ventas totales, personas atendidas y ticket promedio por persona, y restarle a la venta extra los costos extra del día: personal de refuerzo, mercadería y lo que sobró. También conviene anotar reservas que no vinieron, platos agotados, encargos entregados y reclamos, que son la base para planificar la misma fecha el año siguiente.
¿Contra qué hay que comparar las ventas del Día de la Madre?
Contra un domingo común, no contra el sábado ni contra el Día de la Madre del año pasado en pesos. Con inflación, comparar pesos de un año contra otro engaña: un 30% más de facturación puede ser exactamente la misma cantidad de platos.
Lo más útil es tomar el promedio de los cuatro domingos anteriores y compararlo con el del Día de la Madre en tres números:
| Indicador | Domingo promedio | Día de la Madre | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Ventas totales | $2.400.000 | $5.100.000 | +112% |
| Personas atendidas | 110 | 205 | +86% |
| Ticket promedio por persona | $21.800 | $24.900 | +14% |
En este ejemplo, el local casi duplicó las personas y además cada una gastó un 14% más, probablemente por el menú cerrado, la copa de bienvenida y el postre que pidió casi todo el mundo. Si el año pasado también llevabas registro, sí vale comparar contra el Día de la Madre anterior, pero en personas y platos, que no se inflan.
¿El salón lleno dejó plata o solo trabajo?
Esa es la pregunta importante. La venta extra no es ganancia extra: hay que restarle lo que costó generarla. Siguiendo el ejemplo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Venta extra contra un domingo promedio | $2.700.000 |
| Mercadería de esa venta extra (food cost del 32%) | −$864.000 |
| Personal de refuerzo (mozos, bacha, cocina) | −$420.000 |
| Mercadería que sobró y no se puede reutilizar | −$150.000 |
| Postres o bebidas invitados por demoras | −$60.000 |
| Lo que dejó el día de más | $1.206.000 |
Fue un buen día. Pero si la merma hubiera sido el triple, o si se hubieran invitado veinte postres por una cocina trabada, la cuenta cambia rápido. Esa línea de "lo que sobró" es la que más enseña: en esta nota explicamos qué es la merma y cómo controlarla. Y si querés llevar esta lógica a todo el mes, el estado de resultados simple es la herramienta.
¿Qué indicadores mirar además de las ventas?
- Rotación por turno. Personas atendidas dividido por sillas del salón. Si el primer turno sentó 96 personas en 80 sillas, la rotación fue de 1,2. Si el segundo fue de 0,7, quizás el segundo turno se avisó tarde o arrancó demasiado tarde.
- Tiempo promedio de las mesas. Si las mesas duraron tres horas, el problema del segundo turno no fue la demanda sino el horario de salida.
- Reservas que no vinieron. Cuántas fueron y si tenían seña. Es el dato para decidir la política de seña del año que viene.
- Platos agotados y platos que sobraron. Con Estadisticas > Productos del día ves cuánto salió de cada uno y lo comparás con lo que se preparó.
- Encargos. Cuántas tortas y boxes se entregaron, cuántos no se retiraron, a qué hora hubo más fila. Cómo organizar encargos en cafeterías y panaderías.
- Propinas. Ese día suelen ser altas; registrarlas bien evita discusiones en el equipo.
La lista completa de indicadores que conviene mirar en un restaurante está en esta nota sobre KPIs.
¿Qué dijeron los clientes?
Los números dicen cuánto se vendió, no cómo se fueron las familias. Para eso sirve la encuesta de satisfacción, siempre que sea corta. Si la tenés activa, el lunes mirá las respuestas del domingo: si la comida tiene un 4,6 y la demora un 3,1, ya sabés qué corregir para el año que viene. Cómo hacer una encuesta que los clientes respondan.
Y no te olvides de las reseñas en Google de esos días. Un domingo con 200 personas suele traer varias, buenas y malas, y responderlas rápido suma. Cómo manejar las reseñas de Google de tu restaurante.
¿Cómo hacer que las familias nuevas vuelvan?
El Día de la Madre trae gente que nunca había venido. Es una oportunidad que se pierde si no se hace nada. Algunas ideas que no cuestan mucho:
- Si tenés sus datos por la reserva, un mensaje la semana siguiente agradeciendo la visita, sin descuento obligatorio.
- Una invitación concreta para una fecha próxima: el fin de semana largo de noviembre, una noche de semana con algún plato especial.
- Revisar qué mesas fueron de clientes habituales y cuáles nuevas, para saber cuánto del domingo fue público propio.
Más estrategias en cómo recuperar clientes que dejaron de venir.
¿Qué anotar para el Día de la Madre del año que viene?
Hacelo hoy, mientras el equipo se acuerda. Una hoja simple:
| Tema | Qué anotar |
|---|---|
| Reservas | Cuántas se tomaron, cuántas no vinieron, a partir de qué día se llenó |
| Turnos | Horarios, personas por turno, si el segundo turno arrancó a tiempo |
| Carta o menú | Qué platos se agotaron, cuáles sobraron, precio del menú y si alguien se quejó |
| Compras | Qué faltó, qué sobró, qué proveedor falló |
| Personal | Cuánta gente hubo, dónde faltó una mano |
| Encargos | Cuántos, a qué hora hubo más fila, si alcanzaron las cajas |
| Lo que haríamos distinto | Una línea de cada persona del equipo |
Con esa hoja, el año que viene la compra, los turnos y el personal se arman en una hora en lugar de un fin de semana de nervios. Y sirve también para el Día del Padre, que tiene una lógica muy parecida.
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Los números de esta nota salen en pocos minutos: en Estadisticas > Ventas elegís el día y ves el importe total, las personas atendidas, el ticket promedio por persona y el tiempo promedio de las ventas; en Estadisticas > Productos ves qué salió más; y en Estadisticas > Encuesta qué opinaron los clientes. Si tenés activados los informes por mail, el resumen del domingo te llega solo. Todo incluido en el abono de $25.000 por mes, IVA incluido, y se puede probar gratis sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo saber si el Día de la Madre fue un buen día para mi restaurante?
Comparando ese domingo contra el promedio de los cuatro domingos anteriores en tres números: ventas totales, personas atendidas y ticket promedio por persona. Después hay que restarle a la venta extra los costos extra del día (personal de refuerzo, mercadería y lo que sobró) para saber cuánto dejó de verdad.
¿Cómo se calcula la rotación de mesas de un turno?
Se divide la cantidad de personas atendidas en el turno por la cantidad de sillas del salón. Si en el primer turno se sentaron 96 personas en un salón de 80 sillas, la rotación fue de 1,2. Sirve para saber si el turno se aprovechó o si las mesas se quedaron ocupando lugar sin consumir.
¿Qué conviene anotar para el Día de la Madre del año que viene?
Cuántas reservas se tomaron y cuántas no vinieron, cuánto se vendió por turno, qué platos se agotaron y cuáles sobraron, cuántos encargos se entregaron, cuánto personal hizo falta, qué reclamos hubo y qué haría distinto el equipo. Con esas notas, el año que viene la compra y los turnos se arman en una hora.
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Conclusión
El cansancio del lunes no es un indicador. Lo que dice si el Día de la Madre fue bueno es la comparación contra un domingo común, en personas y ticket por persona, y lo que quedó después de restar refuerzos, compras y sobrantes. Diez minutos con los números y una hoja de notas del equipo convierten un domingo intenso en el plan del año que viene. Y el próximo fin de semana fuerte ya está a la vista: el finde largo de noviembre.