Informes automáticos por mail: cómo saber cómo va tu restaurante sin estar en el local
Lunes, ocho de la mañana, primer café del día. Antes de que nadie te llame, ya sabés cuánto vendió el local la semana pasada, qué facturas vencen en los próximos días y qué clientes te deben plata. No entraste a ningún sistema ni le pediste a nadie que te mande una foto de la planilla: te llegó al mail. Para el dueño que no puede estar todo el día detrás del mostrador, esa diferencia es enorme.
Los informes automáticos por mail le mandan al dueño de un restaurante, bar o cafetería los números del local sin que tenga que entrar al sistema. Los cuatro más útiles son el resumen de ventas (ventas netas, ticket promedio, descuentos y productos más vendidos), el estado de resultados (ventas, gastos, resultado y margen), los pagos pendientes (facturas vencidas o por vencer) y las cobranzas pendientes (clientes que deben en cuenta corriente). Lo ideal es recibir las ventas todos los días o todas las semanas y el resultado una vez por mes.
¿Por qué conviene que los números te lleguen solos?
Porque lo que hay que ir a buscar, se termina mirando menos. Todos tienen la intención de revisar los reportes, pero entre proveedores, personal y clientes, el "lo miro a la noche" se convierte en "lo miro el finde" y después en "ya fue, el mes que viene". Un mail que llega todos los días a la misma hora no depende de que te acuerdes.
Además, el mail queda. Podés buscar el resumen del lunes pasado, compararlo con el de hoy o reenviárselo a tu socio sin pedirle a nadie que te arme nada.
No reemplaza a mirar el local desde el celular cuando necesitás algo puntual, como el stock antes de una compra o el cierre de caja de anoche. Son complementarios: el celular es para cuando vos querés preguntar algo; el mail es para que el local te cuente cómo va sin que preguntes.
¿Qué informes debería recibir el dueño de un restaurante?
| Informe | Qué trae | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| Resumen de ventas | Ventas netas, cantidad de ventas, ticket promedio, descuentos y productos más vendidos | Saber cómo vino el día o la semana sin abrir nada |
| Estado de resultados | Ventas netas, gastos, resultado y margen contra el período anterior, y en qué se fueron los gastos | Saber si el local ganó o perdió plata |
| Pagos pendientes | Gastos vencidos o que vencen en los próximos 7 días, y deudas con proveedores en cuenta corriente | No pagar recargos ni quedar mal con un proveedor |
| Cobranzas pendientes | Clientes que deben en cuenta corriente, de mayor a menor deuda, con su celular | Saber a quién llamar para cobrar |
Si nunca miraste el estado de resultados de tu local, en cómo saber si tu restaurante gana o pierde plata explicamos cómo leerlo.
¿Cada cuánto conviene recibir cada informe?
Depende de cuánto estés en el local. Tres perfiles típicos:
| Perfil | Resumen de ventas | Estado de resultados | Pagos pendientes | Cobranzas pendientes |
|---|---|---|---|---|
| Dueño que está todos los días en el local | Semanal (lunes) | Mensual (día 1) | Semanal (lunes) | Mensual (día 1) |
| Dueño con encargado, que va al local algunos días | Diario | Mensual (día 1) | Semanal (lunes) | Semanal (lunes) |
| Dueño o socio que mira los números de lejos | Diario | Semanal (lunes) | Semanal (lunes) | Semanal (lunes) |
Cada informe se recibe con una sola frecuencia, así que elegí la que más te sirva. Una regla simple: los números que cambian rápido (ventas) se reciben seguido; los que necesitan el mes completo para decir algo (el resultado) se reciben una vez por mes. Recibir el estado de resultados todos los días suele generar más ansiedad que información, porque un martes flojo no dice nada del mes.
¿Qué mirar en dos minutos cuando llega el mail?
No hace falta analizar nada. Alcanza con un repaso rápido:
- Las ventas netas, contra lo esperable. ¿Vendiste lo que vende un martes normal? Si no, ¿pasó algo (lluvia, partido, feriado) o hay que preguntar?
- El ticket promedio. Si baja varias semanas seguidas, puede que se estén pidiendo menos bebidas o postres. Lo desarrollamos en indicadores clave de un restaurante.
- Los descuentos. Un día con descuentos muy por encima de lo normal merece una pregunta.
- Los productos más vendidos. Si el plato estrella desapareció del ranking, quizás faltó stock o algo cambió en la cocina.
- Los vencimientos de la semana. Para planificar los pagos antes de que te llame el proveedor. Más sobre esto en cómo organizar los pagos a proveedores.
- Los que más te deben. Si un cliente aparece primero en la lista varias semanas seguidas, es momento de hablar. Lo vemos en cómo cobrar el fiado sin perder clientes.
¿Cómo se configuran los informes en Ganapán?
En Configuraciones > Informes por mail:
- Activá los informes que querés recibir.
- En cada uno elegí la frecuencia: Todos los días (el día anterior), Los lunes (la semana anterior) o El día 1 (el mes anterior).
- Hacé clic en Guardar los cambios.
- Si querés ver cómo llegan, hacé clic en Mandarme una prueba.
Cada informe tiene su propia frecuencia, y los días en que toca más de uno llegan todos en el mismo mail, a la mañana, con una sección por informe. Debajo de cada uno ves la fecha del Último envío.
Dos cosas para tener en cuenta. Los informes llegan al Mail del negocio, el que se carga en Configuraciones > Redes sociales; si no hay mail cargado, no se envían. Y no hace falta dejar ninguna computadora prendida: los calcula y los manda Ganapán aunque nadie esté usando el sistema. El paso a paso completo está en Informes por mail.
Cómo puede ayudar Ganapán
Ganapán es un software de gestión gastronómica para restaurantes, bares y cafeterías de Argentina: ventas, caja, stock, carta QR, pedidos, KDS, tienda online sin comisión por pedido, productos, recetas, clientes, proveedores, reportes y facturación electrónica, en una sola plataforma web, 100% en la nube.
Un precio fijo mensual. Todo incluido. Sin módulos pagos.
Los cuatro informes por mail están incluidos en el abono de $25.000 por mes, IVA incluido, sin pagar un módulo de reportes aparte. Se puede probar gratis, sin tarjeta, y si hoy llevás los números en Excel, te ayudamos a migrar los datos.
Preguntas frecuentes
¿Qué informe conviene recibir todos los días si tengo un restaurante?
El resumen de ventas del día anterior: ventas netas, cantidad de ventas, ticket promedio, descuentos y productos más vendidos. Se lee en un minuto y alcanza para detectar un día raro. El estado de resultados, en cambio, conviene recibirlo una vez por mes.
¿Tengo que dejar la computadora del local prendida para que lleguen los informes de Ganapán?
No. Los informes los calcula y los manda Ganapán desde la nube, aunque nadie esté usando el sistema. Llegan a la mañana al mail del negocio con la frecuencia que elegiste.
¿Puede recibir los informes mi contador o mi socio?
En Ganapán, por ahora, los informes llegan solo al mail del negocio, el que se carga en Configuraciones > Redes sociales. Si tu contador o tu socio los necesita, se los podés reenviar desde ese correo.
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Conclusión
Estar al tanto del local no debería depender de acordarte de abrir un reporte. Con cuatro informes bien elegidos y una frecuencia que vaya con tu forma de trabajar, el número llega solo, a la hora del café, y vos decidís qué hacer con él. Lo que antes era una tarea pendiente pasa a ser un mail de dos minutos.