Pagos a proveedores en un restaurante: cómo organizarlos y no olvidarte de ningún vencimiento
El de las bebidas pasa los martes y cobra cada quince días. El carnicero quiere efectivo contra entrega. El de los descartables te manda la factura por WhatsApp y vence a fin de mes. Y la verdulería te fía hasta el viernes. Cada proveedor tiene su forma, y si todo eso vive en una carpeta, en tres chats y en la cabeza del dueño, tarde o temprano algo se pasa: un recargo, un proveedor enojado o, peor, uno que deja de entregar un sábado.
Para organizar los pagos a proveedores de un restaurante, bar o cafetería conviene registrar cada factura el día que llega, con su vencimiento; anotar cada pago, aunque sea parcial; llevar una cuenta corriente con los proveedores que te fían, aplicando cada pago a la factura que corresponde, y revisar una vez por semana qué vence en los próximos 7 días. Así sabés en todo momento cuánto le debés a cada uno y no se te pasa ningún vencimiento.
¿Por qué se desordenan los pagos a proveedores?
No por falta de voluntad, sino por cómo funciona el rubro:
- Muchos proveedores, cada uno con su plazo. Contado, siete días, quince, fin de mes.
- Pagos en partes. Le das $100.000 hoy y el resto la semana que viene, y nadie anota cuánto falta.
- Mercadería fiada. El proveedor te deja la mercadería y la factura llega después, o al revés.
- Facturas por todos lados. En papel, en el mail, en el WhatsApp del encargado.
- El que paga no es siempre el mismo. Un día paga el dueño, otro el encargado, otro sale de la caja.
El resultado es conocido: pagos duplicados, facturas que aparecen vencidas, discusiones con el proveedor sobre lo que se le debe y, sobre todo, la sensación de no saber cuánta plata está comprometida.
¿Cómo organizar los pagos a proveedores paso a paso?
- Cargá cada factura el día que llega. Con el proveedor, el importe, la categoría (mercadería, bebidas, limpieza) y la fecha de vencimiento. Si no la cargás ese día, no la vas a cargar.
- Anotá cada pago, aunque sea parcial. Así cada factura queda en uno de tres estados: pagada, a pagar o pagada en parte, con lo que falta a la vista.
- Con los proveedores que te fían, llevá una cuenta corriente. La mercadería suma deuda, cada pago la baja, y el saldo te dice cuánto le debés en cualquier momento.
- Aplicá cada pago a la factura que corresponde. "Te pago $60.000" no es lo mismo que "te pago $60.000 de la factura del 3". Lo segundo evita el clásico "esa ya te la pagué".
- Revisá una vez por semana qué vence. El lunes a la mañana es buen momento: lo vencido, lo que vence en los próximos 7 días y el saldo con cada proveedor.
- Conciliá una vez por mes. Pedile al proveedor su resumen de cuenta y comparalo con el tuyo. Las diferencias se resuelven mejor chicas.
¿Qué conviene pagar primero cuando no alcanza?
Pasa, sobre todo en meses flojos. No hay una regla única, pero un orden razonable suele ser:
- Primero, lo que si no pagás te frena la operación: sueldos, servicios que te pueden cortar, impuestos con recargos altos.
- Después, los proveedores críticos: los que no podés reemplazar de un día para el otro (la carne de la parrilla, el café de la cafetería).
- Con el resto, negociá. Un proveedor al que le avisás antes y le proponés pagar en dos partes casi siempre acepta. Uno al que le aparecés con la factura vencida, no tanto.
Lo importante es que sea una decisión, no algo que pasa porque te olvidaste. Para eso necesitás ver todo junto: qué vence, cuánto y a quién.
¿Cómo negociar mejores plazos con los proveedores?
Con historial. El proveedor le da plazo al cliente que paga en fecha, y la mejor forma de demostrarlo es tener los pagos ordenados: "te compro hace un año, nunca te pagué tarde, ¿me das 15 días en lugar de 7?". Con inflación, cada día de plazo vale, porque es mercadería que vendés antes de pagarla.
Y cuando un proveedor sube precios, que no te tome por sorpresa: revisá el impacto en tus platos antes de aceptar. Lo explicamos en cómo calcular el food cost y el precio de un plato.
¿Cómo se organizan los pagos a proveedores en Ganapán?
Con el menú Gastos (todavía en beta) y la cuenta corriente de cada proveedor:
- Cada factura es un gasto, con Proveedor, comprobante, Vencimiento y categoría. Cada gasto tiene sus pagos (fecha, medio de pago e importe) y queda Pagado, A pagar o Parcial. Si es parcial, en el listado ves el Saldo que falta, y mientras lo cargás, el Saldo pendiente.
- Si el proveedor te fía, en el pago elegís el medio Cuenta corriente: el gasto queda registrado hoy y la deuda pasa a la cuenta corriente de ese proveedor. En el listado, el gasto lleva la marca Cta cte.
- Cuando le pagás, registrás el pago en su cuenta corriente y lo aplicás a ese gasto con Aplicar a gasto. Por ejemplo: un gasto de $100.000 en cuenta corriente al que le aplicás un pago de $60.000 en efectivo queda con $40.000 en cuenta corriente y $60.000 pagados, y el saldo del proveedor queda en −$40.000.
- Para ver a quién le debés, en Proveedores > Proveedores el botón Cuentas corrientes genera un PDF con los saldos, y con Solo saldos en deuda ves solo las deudas.
- Para no olvidarte de nada, el informe Pagos pendientes te llega por mail (por ejemplo, cada lunes) con los gastos vencidos o que vencen en los próximos 7 días y lo que debés en cuenta corriente. Cómo configurarlo está en informes automáticos por mail.
El paso a paso completo está en la ayuda: Registro de Gastos y Cuentas corrientes de proveedores. Y como cada gasto cargado alimenta el estado de resultados, ordenar los pagos te da, de yapa, el resultado real del mes.
Cómo puede ayudar Ganapán
Ganapán es un software de gestión gastronómica para restaurantes, bares y cafeterías de Argentina: ventas, caja, stock, carta QR, pedidos, KDS, tienda online sin comisión por pedido, productos, recetas, clientes, proveedores, reportes y facturación electrónica, en una sola plataforma web, 100% en la nube.
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Gastos, cuentas corrientes de proveedores y el aviso de pagos pendientes están incluidos en el abono de $25.000 por mes, IVA incluido. Se puede probar gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo registro una compra que el proveedor me fía?
Cargá la factura como un gasto del día con el proveedor y su vencimiento, y dejala en la cuenta corriente de ese proveedor en lugar de marcarla pagada. Cuando le pagues, registrá el pago y aplicalo a esa factura. En Ganapán se hace eligiendo el medio Cuenta corriente en el gasto.
¿Cómo sé cuánto le debo a cada proveedor?
Mirando el saldo de su cuenta corriente: todo lo que te fió menos todo lo que le pagaste. En Ganapán, en Proveedores > Proveedores, el botón Cuentas corrientes genera un PDF con los saldos, y con Solo saldos en deuda ves a quiénes les debés.
¿Puedo recibir un aviso de los pagos a proveedores que vencen?
Sí. En Ganapán, el informe Pagos pendientes llega por mail con los gastos vencidos o que vencen en los próximos 7 días y lo que les debés a los proveedores en cuenta corriente. Lo podés recibir todos los días, los lunes o el día 1 de cada mes.
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Conclusión
Pagarle a los proveedores en fecha no es solo una cuestión de prolijidad: es lo que te da plazo, buenos precios y mercadería el sábado a la noche. Con cada factura cargada el día que llega, cada pago aplicado a lo que corresponde y una revisión los lunes, los vencimientos dejan de ser sorpresas y pasan a ser una lista que ves venir.